Немаловажным критерием хорошего секретаря является этикет. Этикет деловой женщины (а такую должность чаще занимают молодые женщины), в частности секретаря, предполагает следование десяткам установленных и общепринятых правил: знакомство с клиентами, сопровождение руководителя, присутствие при переговорах, пользование косметикой, умение одеваться и носить вещи, телефонный разговор, умение сервировать стол-фуршет, представление людей друг другу, содержание в оптимальном порядке рабочего места, давать шефу советы по выбору галстука, приведению в порядок его прически, чистке пиджака – одним словом, чисто женские советы по уходу.
Этикет – целая наука, которую не зря называют залогом успеха в обществе. Это ваша внимательность, корректность, внешность, аксессуары, голос, поведение на публике, манеры, жестикуляция. Это ваш имидж.
Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен
В зависимости от времени года костюм секретаря может быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Сказанное относится и к выбору аксессуаров к костюму.
Во многих западных фирмах требуется соблюдать определенные правила в ношении одежды, например нельзя носить брюки – только юбку длиной до середины колена. Конечно, в нашей стране таких строгих правил нет, но если вы работаете в совместной компании, с зарубежными партнерами, то следует придерживаться нескольких правил в одежде.
Психологи утверждают, что брючный костюм на женщине, работающей в офисе, не повышает ее авторитета, но в наших непростых погодных условиях он вполне уместен. Обычный же рабочий костюм должен состоять из жакета и юбки средней длины. Неплохо смотрится и однотонное платье-футляр (прямое и полуприлегающее, без воротника, длиною до колен) с жакетом того же цвета.
СОВЕТ. Наиболее оптимальными для костюма считаются следующие цвета: темно-синий, темно-серый, коричневый, черный, сине-зеленый, бежевый, светло-серый. В ансамбле должно быть не более трех цветов.
Ткань для костюма подбирайте такую, чтобы к концу рабочего дня она не потеряла вид. Для этого лучше всего подходят смешанные ткани, они мнутся гораздо меньше. Обувь должна быть удобной, поэтому туфли покупайте на каблуке около 4 см. Чулки и колготки должны быть только натуральных оттенков, а туфли по цвету соответствовать цвету костюма. Даже летом неприлично ходить на работу в туфлях или босоножках с открытым мысом или пяткой. Для работы рекомендуется сменная обувь.
Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными, драгоценными украшениями, не красит секретаря разностилье украшений. Украшения должны подчеркивать достоинства костюма и его хозяйки.
СОВЕТ. Откажитесь и от бижутерии, и от больших бриллиантов. Неброские серьги из золотого металла или серебра, обручальное кольцо, цепочка с кулоном, часы – это допустимый минимум в деловом костюме.
Голос – фактор, который может расположить к себе клиента, собеседника, конкурента или отвернуть от себя даже самого дружелюбно настроенного человека. Голос должен быть твердым, уверенным, но не надменным, не отталкивающим, не амбициозным. Нужно быть предельно вежливым, внимательным к вопросам клиента, терпеливым и ни в коем случае не раздраженным. Все, что отражается в голосе, производит соответствующее впечатление. Первое впечатление нельзя произвести дважды, а второй возможности проявить себя у секретаря может и не быть, если первое впечатление неприятное. Идеальный вариант – чтобы человек, у которого плохое настроение, почувствовал себя комфортнее, чтобы благодаря общению с вами настроение улучшилось. А уж снизиться оно никак не должно.
Косметика – ваше второе лицо, и это в ваших руках. Помните, что макияж должен быть тонким, легким и неброским. Цвет губной помады не должен контрастировать с гаммой теней, волос, одежды. Уделите внимание прическе: она должна быть приятной, не должна отдельно приковывать к себе внимание окружающих или отвлекать от деловой беседы. Лицо должно выражать интерес к собеседнику, ваше всегда хорошее настроение и печать мысли на нем. Следует следить за своей жестикуляцией, не размахивать руками, не потирать ладони, не ломать ногти. Окружающие должны видеть перед собой в лице секретаря квалифицированного, дружелюбного человека, вежливого, дисциплинированного, удачливого, надежного сотрудника и помощника для шефа, умеющего выгодно представлять фирму.
Секретарь должен постоянно думать о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. После работы с копировальным аппаратом руки следует обязательно вымыть, так как на пальцах остаются следы от пользования копировальной бумагой и можно испачкать документы, с которыми работает секретарь.
И в заключение несколько общих СОВЕТОВ о манерах поведения деловых женщин:
1) всегда старайтесь держать руки в покое, не теребите пуговицы или рукав;
2) не следует «играть» своим кольцом, ожерельем, замочком сумочки, накручивать на палец прядь волос;
Немаловажным критерием хорошего секретаря является этикет. Этикет деловой женщины (а такую должность чаще занимают молодые женщины), в частности секретаря, предполагает следование десяткам установленных и общепринятых правил: знакомство с клиентами, сопровождение руководителя, присутствие при переговорах, пользование косметикой, умение одеваться и носить вещи, телефонный разговор, умение сервировать стол-фуршет, представление людей друг другу, содержание в оптимальном порядке рабочего места, давать шефу советы по выбору галстука, приведению в порядок его прически, чистке пиджака – одним словом, чисто женские советы по уходу.
Этикет – целая наука, которую не зря называют залогом успеха в обществе. Это ваша внимательность, корректность, внешность, аксессуары, голос, поведение на публике, манеры, жестикуляция. Это ваш имидж.
Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен
В зависимости от времени года костюм секретаря может быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Сказанное относится и к выбору аксессуаров к костюму.
Во многих западных фирмах требуется соблюдать определенные правила в ношении одежды, например нельзя носить брюки – только юбку длиной до середины колена. Конечно, в нашей стране таких строгих правил нет, но если вы работаете в совместной компании, с зарубежными партнерами, то следует придерживаться нескольких правил в одежде.
Психологи утверждают, что брючный костюм на женщине, работающей в офисе, не повышает ее авторитета, но в наших непростых погодных условиях он вполне уместен. Обычный же рабочий костюм должен состоять из жакета и юбки средней длины. Неплохо смотрится и однотонное платье-футляр (прямое и полуприлегающее, без воротника, длиною до колен) с жакетом того же цвета.
СОВЕТ. Наиболее оптимальными для костюма считаются следующие цвета: темно-синий, темно-серый, коричневый, черный, сине-зеленый, бежевый, светло-серый. В ансамбле должно быть не более трех цветов.
Ткань для костюма подбирайте такую, чтобы к концу рабочего дня она не потеряла вид. Для этого лучше всего подходят смешанные ткани, они мнутся гораздо меньше. Обувь должна быть удобной, поэтому туфли покупайте на каблуке около 4 см. Чулки и колготки должны быть только натуральных оттенков, а туфли по цвету соответствовать цвету костюма. Даже летом неприлично ходить на работу в туфлях или босоножках с открытым мысом или пяткой. Для работы рекомендуется сменная обувь.
Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными, драгоценными украшениями, не красит секретаря разностилье украшений. Украшения должны подчеркивать достоинства костюма и его хозяйки.
СОВЕТ. Откажитесь и от бижутерии, и от больших бриллиантов. Неброские серьги из золотого металла или серебра, обручальное кольцо, цепочка с кулоном, часы – это допустимый минимум в деловом костюме.
Голос – фактор, который может расположить к себе клиента, собеседника, конкурента или отвернуть от себя даже самого дружелюбно настроенного человека. Голос должен быть твердым, уверенным, но не надменным, не отталкивающим, не амбициозным. Нужно быть предельно вежливым, внимательным к вопросам клиента, терпеливым и ни в коем случае не раздраженным. Все, что отражается в голосе, производит соответствующее впечатление. Первое впечатление нельзя произвести дважды, а второй возможности проявить себя у секретаря может и не быть, если первое впечатление неприятное. Идеальный вариант – чтобы человек, у которого плохое настроение, почувствовал себя комфортнее, чтобы благодаря общению с вами настроение улучшилось. А уж снизиться оно никак не должно.
Косметика – ваше второе лицо, и это в ваших руках. Помните, что макияж должен быть тонким, легким и неброским. Цвет губной помады не должен контрастировать с гаммой теней, волос, одежды. Уделите внимание прическе: она должна быть приятной, не должна отдельно приковывать к себе внимание окружающих или отвлекать от деловой беседы. Лицо должно выражать интерес к собеседнику, ваше всегда хорошее настроение и печать мысли на нем. Следует следить за своей жестикуляцией, не размахивать руками, не потирать ладони, не ломать ногти. Окружающие должны видеть перед собой в лице секретаря квалифицированного, дружелюбного человека, вежливого, дисциплинированного, удачливого, надежного сотрудника и помощника для шефа, умеющего выгодно представлять фирму.
Секретарь должен постоянно думать о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. После работы с копировальным аппаратом руки следует обязательно вымыть, так как на пальцах остаются следы от пользования копировальной бумагой и можно испачкать документы, с которыми работает секретарь.
И в заключение несколько общих СОВЕТОВ о манерах поведения деловых женщин:
1) всегда старайтесь держать руки в покое, не теребите пуговицы или рукав;
2) не следует «играть» своим кольцом, ожерельем, замочком сумочки, накручивать на палец прядь волос;
Немаловажным критерием хорошего секретаря является этикет. Этикет деловой женщины (а такую должность чаще занимают молодые женщины), в частности секретаря, предполагает следование десяткам установленных и общепринятых правил: знакомство с клиентами, сопровождение руководителя, присутствие при переговорах, пользование косметикой, умение одеваться и носить вещи, телефонный разговор, умение сервировать стол-фуршет, представление людей друг другу, содержание в оптимальном порядке рабочего места, давать шефу советы по выбору галстука, приведению в порядок его прически, чистке пиджака – одним словом, чисто женские советы по уходу.
Этикет – целая наука, которую не зря называют залогом успеха в обществе. Это ваша внимательность, корректность, внешность, аксессуары, голос, поведение на публике, манеры, жестикуляция. Это ваш имидж.
Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.
В зависимости от времени года костюм секретаря может быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Сказанное относится и к выбору аксессуаров к костюму.
Во многих западных фирмах требуется соблюдать определенные правила в ношении одежды, например нельзя носить брюки – только юбку длиной до середины колена. Конечно, в нашей стране таких строгих правил нет, но если вы работаете в совместной компании, с зарубежными партнерами, то следует придерживаться нескольких правил в одежде.
Психологи утверждают, что брючный костюм на женщине, работающей в офисе, не повышает ее авторитета, но в наших непростых погодных условиях он вполне уместен. Обычный же рабочий костюм должен состоять из жакета и юбки средней длины. Неплохо смотрится и однотонное платье-футляр (прямое и полуприлегающее, без воротника, длиною до колен) с жакетом того же цвета.
СОВЕТ. Наиболее оптимальными для костюма считаются следующие цвета: темно-синий, темно-серый, коричневый, черный, сине-зеленый, бежевый, светло-серый. В ансамбле должно быть не более трех цветов.
Ткань для костюма подбирайте такую, чтобы к концу рабочего дня она не потеряла вид. Для этого лучше всего подходят смешанные ткани, они мнутся гораздо меньше. Обувь должна быть удобной, поэтому туфли покупайте на каблуке около 4 см. Чулки и колготки должны быть только натуральных оттенков, а туфли по цвету соответствовать цвету костюма. Даже летом неприлично ходить на работу в туфлях или босоножках с открытым мысом или пяткой. Для работы рекомендуется сменная обувь.
Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными, драгоценными украшениями, не красит секретаря разностилье украшений. Украшения должны подчеркивать достоинства костюма и его хозяйки.
СОВЕТ. Откажитесь и от бижутерии, и от больших бриллиантов. Неброские серьги из золотого металла или серебра, обручальное кольцо, цепочка с кулоном, часы – это допустимый минимум в деловом костюме.
Голос – фактор, который может расположить к себе клиента, собеседника, конкурента или отвернуть от себя даже самого дружелюбно настроенного человека. Голос должен быть твердым, уверенным, но не надменным, не отталкивающим, не амбициозным. Нужно быть предельно вежливым, внимательным к вопросам клиента, терпеливым и ни в коем случае не раздраженным. Все, что отражается в голосе, производит соответствующее впечатление. Первое впечатление нельзя произвести дважды, а второй возможности проявить себя у секретаря может и не быть, если первое впечатление неприятное. Идеальный вариант – чтобы человек, у которого плохое настроение, почувствовал себя комфортнее, чтобы благодаря общению с вами настроение улучшилось. А уж снизиться оно никак не должно.
Косметика – ваше второе лицо, и это в ваших руках. Помните, что макияж должен быть тонким, легким и неброским. Цвет губной помады не должен контрастировать с гаммой теней, волос, одежды. Уделите внимание прическе: она должна быть приятной, не должна отдельно приковывать к себе внимание окружающих или отвлекать от деловой беседы. Лицо должно выражать интерес к собеседнику, ваше всегда хорошее настроение и печать мысли на нем. Следует следить за своей жестикуляцией, не размахивать руками, не потирать ладони, не ломать ногти. Окружающие должны видеть перед собой в лице секретаря квалифицированного, дружелюбного человека, вежливого, дисциплинированного, удачливого, надежного сотрудника и помощника для шефа, умеющего выгодно представлять фирму.
Секретарь должен постоянно думать о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. После работы с копировальным аппаратом руки следует обязательно вымыть, так как на пальцах остаются следы от пользования копировальной бумагой и можно испачкать документы, с которыми работает секретарь.
И в заключение несколько общих СОВЕТОВ о манерах поведения деловых женщин:
1) всегда старайтесь держать руки в покое, не теребите пуговицы или рукав;
2) не следует «играть» своим кольцом, ожерельем, замочком сумочки, накручивать на палец прядь волос;
Понятия «этикет», «этика», «служебный этикет». Виды стилей одежды и макияжа. Внешний вид секретаря – одежда на службе, деловой стиль, макияж. Корпоративная культура и традиции. Фирменный стиль. Собеседование при приёме на работу: как нужно выглядеть, чтобы получить работу.
Виды стилей одежды и макияжа: Романтический стиль одежды — это легкость летящих, струящихся тканей насыщенных или пастельных тонов, подчеркивающая женственность, мелкие рюши и красивое жабо, пена кружев, банты, оборки, искусственные цветы. Стиль Casual — в переводе с английского «casual» (кэжуал) означает повседневный, городской. Основной принцип этого стиля — элегантная небрежность, удобство. В основе стиля — демократизм, раскованность и свобода. Smart casual Сегодня для человека одинаково значимы как время, проведенное в офисе, так и та часть дня, которую он посвящает своим увлечениям и интересам. Чтобы чувствовать себя комфортно и адекватно при быстро сменяемых обстоятельствах жизни, cовременный деловой человек все чаще выбирает для себя стиль smart casual. Отличительными признаками smart casual являются:- Отсутствие галстука. В стиль «смарт кэжл» вы попадете, если избавитесь от галстука, расстегнете верхнюю пуговицу и расслабите воротник. Таким образом, человек, одевающийся в данном стиле, оставляет галстук дома не по рассеянности, а из принципа.- Smart casual разрешает носить свитер, который может быть любым. Здесь нет ограничений.- Водолазки с v-образными воротами, джемпера, надетые поверх рубашки, приветствуются в стиле smart casual.- Можно также позволить себе немного расслабиться и закатать рукава ровно до середины между запястьем и локтем. Тем более, что мода снова приветствует минимализм. Glamour (англ. glamour, [‘glжm?], собственно «шарм», «очарование», «обаяние») — собирательное обозначение роскошного стиля жизни, всего, что обычно изображается на обложках дорогих модных журналов; близости к общепринятым стандартам роскоши, шика, внешнего блеска. В качестве синонима слова гламур применительно к модным журналам часто используется жаргонный термин глянец.Деловой стиль (стиль одежды) — один из стилей одежды, предназначенный для деловой сферы жизни общества и характеризующийся строгостью, сдержанностью и консерватизмом в выборе ткани, цвета, покроя и аксессуаров. Внешний вид: Ни для кого не секрет, что секретарь — представитель своего руководителя. Именно поэтому для секретаря так важен соответствующий внешний вид. Образ настоящей леди, помощника руководителя, создается с помощью одежды, обуви, прически, украшений, аксессуаров, маникюра, макияжа, а также манер и умения вести себя в любой ситуации. Одежда и обувь
В выборе фасона одежды специалисты советуют отдавать предпочтение одежде пастельных тонов (бежевому, жемчужному, кремовому, бледно-лимонному, холодным оттенкам голубого) летом и более насыщенным оттенкам (коричневому, вишневому, синему, цвету мокрого асфальта и пр.) — зимой. Не рекомендуется выбирать яркие цвета для офисных костюмов. Если же вы любите яркие блузки, их обязательно нужно носить в сочетании с пиджаком, жилетом или сарафаном нейтрального цвета (например, серого). Босоножки, туфли с открытым носком, а также спортивная обувь должны остаться дома. На работе секретаря должны видеть в туфлях с устойчивым каблуком высотой 5–7 см. Цвет обуви нейтральный: черный, серый, коричневый или темно-синий.Внимание! В офисе запрещены обувь на низком ходу и сапоги. Этикет требует, чтобы цвет туфель всегда был хотя бы на два оттенка темнее цвета юбки. Совершенно исключены на работе белые туфли.
Прическа и макияж Деловой имидж секретаря дополняет элегантная прическа. Распущенные волосы ниже плеч подходят лишь для светской жизни, а в офисе прическа должна иметь замкнутый контур и легко восстанавливающуюся форму (после ветра, дождя или неосторожных энергичных движений).
Сейчас требования к прическам не так строги. Допускаются яркие интересные цвета волос. Но не переборщите: волосы ярких цветов не следует подчеркивать экстравагантной стрижкой или укладкой. В сочетании с деловым костюмом это будет выглядеть комично и неестественно.
Для секретаря обязателен естественный деловой макияж. Для этого желательно использовать пастельные оттенки, подобранные в тон к одежде.
Аромат, маникюр и аксессуары Аромат духов может ощущаться на расстоянии 40–50 см, не дальше. Причем, парфюм для работы лучше выбрать легкий и нейтральный. Сладкие тяжелые запахи со шлейфом лучше использовать в свободное от работы время, или же на праздничных мероприятиях.
Не менее важная составляющая вашего имиджа — ухоженные руки. Маникюр, пусть даже с использованием бесцветного лака, обязателен. Лучшая форма ногтей — естественный овал.
Украшения не должны быть массивными, броскими или шумными. Недопустимо надевать более трех украшений на шею или руки. Также нежелательно смешивать золотые и серебряные украшения или ювелирные изделия и бижутерию.
Фирменный стиль – это совокупность устойчиво воспроизводимых отличительных характеристик общения, манер поведения, традиций, свойственных фирме, позиционирующих ее в коммуникационном пространстве современной экономики. Фирменный стиль и корпоративная культура служат интегральным выражением служебной и профессиональной культуры, культуры менеджмента и межличностных отношений сотрудников между собой, а также отношений с партнерами и клиентами.
Основные требования фирменного стиля:
уважение интересов каждого клиента, партнера и общества;
соблюдение общепризнанных нравственных норм;
Понятие фирменного стиля многопланово и включает не только перечисленные ниже элементы (ключевые):
информационный дизайн, т. е. полноценная система звуковых, графических, изобразительных и подобных, символов фирмы (эмблема, “музыкальное сопровождение” телефонного коммутатора, слоган, девиз, логотип);
архитектурный дизайн, внешнее оформление офисов, подъезда, автопарковки;
оформительский дизайн, внутренние интерьеры офиса, служебных и производственных помещений;
внешний облик сотрудников (не стоит “изобретать велосипед”, есть сложившиеся требования к деловому стилю одежды, но его вполне можно дополнить теми или иными аксессуарами, “форменным” галстуком, значком, бэджем с символикой фирмы);
стиль управления, служащий выражением степени зрелости коллектива и особенно менеджмента;
стиль деловых отношений, безусловно включающий требования обязательности, ответственности, оперативности;
стиль поведения, отражающий общую и профессиональную этику сотрудников, их внутреннюю культуру (здесь и способы разрешения конфликтов, и речевая культура, и нормы поведения во внеслужебное время);
“систему запретов”, – список того, что “не комильфо”, возможно в форме памятки или инструкции, – возможно, просто четко перечисленных для каждого новичка при его представлении непосредственному руководству.
Корпоративная культура. Создание корпоративной культуры – это целенаправленная деятельность по формированию ситуации, в которой ценности компании и коллектива, работающего в ней (или, хотя бы, кадрового ядра коллектива), совпадают. Необходимо, чтобы кадровое ядро стало и сообществом “неформальных лидеров” (лидерами мнений, референтной группой, т. е. группой, задающей тон в поведении, работе, культуре). Если ценности руководства и неформальных лидеров, цели компании и ее кадрового ядра разойдутся, то неудача в конкурентной борьбе почти гарантирована.
Безусловно, дух единой команды предполагает наличие благоприятного внутреннего климата в коллективе, элементами которого могут быть:прием руководством фирмы своих сотрудников (независимо от ранга последних, следует выделить определенное время, причем сотрудник может обратиться на подобном приеме с любым предложением или вопросом, как служебным, так и личным);желательны иные неформальные моменты, например, разговор руководителя с подчиненными за чашкой чая или кофе;
благодарить за успешную работу или критиковать за “проколы” следует немедленно, следую “золотому правилу менеджмента”, зачастую не соблюдаемому в наших реалиях: хвалить – прилюдно, “разносить” – только с глазу на глаз.
Понятие «имидж» в наше время имеет немного размытое определение. Так существует мнение, что это внешний образ или даже стиль, человека.
То есть, как он выглядит и что носит.
Дорогая одежда и украшения, ухоженная внешность, обувь или сумка из натуральных материалов, автомобиль или большой дом — все это имиджевый показатель.
По крайней мере, так считают 90% людей.
Есть и второй вариант — когда имидж, не просто эксклюзивная одежда и посещение известного стоматолога/косметолога. Имидж — это высокий статус и идеальная репутация.
Важно! Имидж — это всего лишь образ или впечатление, который формируется у людей при взгляде на конкретного человека, в соответствии с его статусом.
Нельзя обладать каким-либо «имиджем» не имея статуса, особенно в деловой среде. И мода тут совершенно не причем.
Важно! Если рассуждать об имидже секретаря или помощнике руководителя, то стоит заметить, что он сам является частью имиджа своего начальника.
По нему создается хорошее или плохое впечатление о директоре, компании и бизнесе в целом.
Когда же начинает формироваться этот пресловутый имидж?
Если между людьми появляется дистанция, в результате распределения ролей в обществе или должностей на работе. Носитель имиджа всегда чуточку выше той группы людей, которые его оценивают и воспринимают.
Для чего же нужен имидж?
Конечно, чтобы произвести хорошее впечатление на собеседника или клиента, но при этом сохранять дистанцию.
Важно! В деловых кругах создание нужного имиджа и некоторая дистанция просто необходима.
Так как же создать деловой имидж секретарю или помощнику руководителя?
Цель важная, нужная и имеет далеко идущие планы. Начинать формирование собственного стиля или имиджа необходимо с внешности и заканчивать манерой подавать себя, представляться и общаться в обществе.
Кроме аккуратной прически, макияжа и маникюра — не менее важна и одежда. Не стоит тратиться на очень дорогие и эксклюзивные наряды. Экстравагантность в деловом имидже тоже ни к чему.
Важно! Секретарь не может выглядеть лучше своего шефа, особенно в плане костюмов или обуви.
Все должно быть по фигуре, строго, аккуратно и профессионально. Если в офисе существует дресс-код, то его следует придерживаться, но немного индивидуальности в виде аксессуаров не помешает.
Каблуки — да, они должны быть в женской обуви. Невысокие, до 5 см вполне позволительны. Особенно если туфли сделаны из натуральной кожи, имеют природные оттенки и в отличном состоянии. Такая обувь всегда оставляет хорошие ассоциации с ее владелицей.
По поводу аксессуаров: брошь, серьги или кольцо практически всегда уместны. Даже в деловом стиле. При условии, что они не слишком вычурные или «дизайнерские».
И последнее — общение. Если помощник руководителя имеет плохую дикцию, смущается при разговоре или срывается на повышенный тон, то весь внешний лоск сразу перечеркивает и разрушает его имидж.
Уверенность в общении, способность контролировать эмоции, вежливость, участие, внимательность к собеседнику и стрессоустойчивость — вот важные составляющие делового имиджа секретаря.
Чтобы научиться этому приглашаем Вас на наши курсы.
Получите новые знания и впечатления, чтобы построить карьеру своей мечты!
В предыдущей статье мы рассматривали профессиональные качества секретаря, которые требуются для работы в коммерческих компаниях. Сегодня мы поговорим о личных качествах хорошего секретаря.
такое качество как исполнительность является обязательным в его работе. Исполнительность выражается, прежде всего, в желании получать эти задания и выполнять их в установленные сроки.
Ответственность – также важное качество секретаря. И хотя руководитель всегда будет контролировать вашу работу, любой руководитель хотел бы, чтобы секретарь был ответственным, это значит, что если руководитель поручил ему или ей работу, он должен быть уверенным, что работа будет выполнена и выполнена в срок. Если по каким-то причинам выполнение работы становится невозможным, руководитель рассчитывает на то, что его предупредят об этом не пост-фактум и не за 2 минуты до крайнего срока, а заранее, чтобы можно было подключить запасной вариант решения проблемы.
Еще два фундаментальных качество секретеря – пунктуальность и высокая самоорганизация. Пунктуальность выражается в том, что вы приходите на работу вовремя, соблюдаете сроки выполнения заданий, у вас во всем четкость и порядок. Помните про то, что «точность – вежливость королей».
Как по-вашему, выглядит фирма, в которой клиенты, звонившие каждое утро на ресепшн фирмы в городе NN в 9:30, всегда обнаруживали, что к телефону никто не подходит? Если вы думаете, что клиенты после этого точно уж захотят перезвонить еще раз тогда, когда это будет удобно сотрудникам фирмы, вы глубоко заблуждаетесь. И это не басня Крылова, а совершенно реальная история из жизни одной компании, в которой трудился очень хороший, но совершенно непунктуальный секретарь. Девушке казалось совершенно нормальным каждый (!) день опаздывать на работу на 20-30 минут. Сейчас фирма в городе NN по-прежнему процветает. Но можно ли сказать тоже самое про этого секретаря?
Другое качество секретаря, которое является важным – это высокая самоорганизация. Если вы хорошо организованы, то вы сможете не только приходить на работу вовремя, выполнять в сроки поставленные задачи, выполнять несколько задач одновременно, но и будете успевать выполнить больший объем работы за меньшее время, это качество очень похвально. У организованного человека, как правило, меньше задержек на работе, чем у его менее собранных коллег.
Следующее качество секретаря, которое имеет значение – это внимание к деталям. Внимание к деталям позволит секретарю составлять письма и вести календарь руководителя без ошибок, вовремя замечать погрешности в отчете, не ошибаться с датами командировок и не путать задания.
Грамотная устная и письменная речь. Без этого также не обойтись. Представьте себе секретаря, берущего телефонную трубку и спрашивающего: «А кто звОнит?» или подобное. Без письменной грамотности будет трудно составлять деловые письма.
Коммуникабельность. Это качество также важно для секретаря на любой позиции. Коммуникабельность не означает того, что вы будете трещать со всем отделом о личной жизни звезд кино или обсуждать «Дом-2» в курилке. Коммуникабельность означает ваше умение общаться с людьми. Представьте себе этакого мрачного нелюдима в приемной, который не знает, что делать с посетителем или стесняется позвонить в соседний отдел, чтобы запросить необходимую информацию.
Умение держать язык за зубами. Это качество секретаря обязательно для всех, но особенно важно для помощника руководителя. Помощник руководителя в силу занимаемой должности может получить доступ к строго конфиденциальной информации, узнать какие-то подробности из жизни руководителя и других сотрудников. Если по вашей вине произойдет утечка этой информации, плохо будет всем: и фирме, а в особенности лично вам.
Также для некоторых категорий секретарей, к примеру, для помощника руководителя, важным является также некоторый жизненный опыт, который позволит не испугаться и не запаниковать, а найти решение в ситуации, которая повернулась не так, как планировалось вначале.
Обучаемость – качество важное для любого сотрудника, в том числе и для секретаря.
Что делать, если вы поняли, что какого-то из этих качеств у вас нет? Как поступить? Во-первых, понять, можно ли это качество выработать. Да-да. Именно выработать. Ведь никто не рождается уже в деловом костюме и с папкой в зубах. Только сделать это нужно еще до подачи резюме на вакансию. Не уподобляйтесь секретарю из фирмы города NN. Всегда смотрите на вещи реально. Не придумывайте себе требуемых качеств, если у вас их нет. Не обманывайте будущего работодателя, чтобы получить работу. От этого будет хуже только лишь вам.
Некоторые качества не поддаются исправлению. Если у вас напрочь отсутствуют такие качества секретаря, как исполнительность, пунктуальность и внимание к деталям, то я рекомендую вам не начинать карьеру секретаря. Это принесет одни лишь мучения и вам, и вашему руководителю. Возможно, вы просто человек творческий. Это очень даже хорошо. Вы сможете преуспеть в других профессиях, важных и интересных для людей. Возможно, именно вы станете ведущим престижной рубрики глянцевого журнала, журналистом или великолепным рекламистом. Я лишь хочу предостеречь вас от ошибки, в результате которой вы выберете неподходящие для вас должности (секретарь, бухгалтер и др.), на которых вам во-первых, будет скучно, а во-вторых, вам будет очень трудно соответствовать требованиям к должности.
Также серьезно отнеситесь к отсутствию такого качества, как коммуникабельность. В принципе, при очень большом желании, вы можете приобрести это качество, но я все же не рекомендую. Потому что всегда легче найти профессию под себя, чем ломать себя под профессию. Вы действительно уверены, что административная работа того стоит? Или вы просто не пытались поискать другие варианты и ухватились за первую возможность? Если вы – интроверт, возможно, вам больше подойдет профессия бухгалтера, аналитика или, например, программиста, веб-дизайнера и т.д.
Если у вас отсутствуют такие качества, как обучаемость или умение держать язык за зубами, то я вам также не рекомендую становиться секретарем. Вместо этого я настоятельно рекомендую вам поработать с психологом, для того, чтобы во-первых, сориентироваться в будущей профессии, а во-вторых, понять, почему вы столь излишне болтливы или не хотите учиться.
Остальные качества вы можете приобрести. В ряде случаев (например, для приобретения навыков грамотной речи) потребуется обучение на дополнительных курсах, а в ряде случаев вы сможете приобрести требуемые навыки путем чтения соответствующей литературы и работы над собой.
В ряде случаев это будет непросто, но если у вас будет желание, то я уверена, у вас все получится. К примеру, чтобы научиться такому качеству секретаря, как высокая самоорганизация, можно почитать статью «Как стать организованным». Статья написана для интернет-бизнесменов и удаленных сотрудников, которых не контролирует вездесущий начальник, но я думаю, статья будет полезна любому человеку.
Деловой этикет и дресс-код вы вполне можете освоить и самостоятельно, скрупулезно изучив книги на эту тему.
Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.
Профессионализм в секретарской работе необходим, но знать и соблюдать деловой этикет — должностная обязанность секретаря. Разберемся с этим подробнее далее.
Каким правилам этикета следует высококлассный секретарь?
Трудно быть лицом компании и секретари об этом знают. Дело не только во внешних данных и одежде. Манера речи, соблюдение определенных правил и умение всегда быть на высоте — далеко не все, что требуется от данной профессии.
Деловое общение имеет свои тонкости и особенности. Нельзя прийти «с улицы» в крупную компанию на должность секретаря не имея никакого опыта в сфере бизнес-этикета.
Выполнение основных функций подразумевает ежедневные встречи гостей и клиентов, прием телефонных звонков, присутствие на встречах и переговорах.
Общаться придется, такова работа.
Важно! Высококлассный специалист соблюдает нормы делового этикета, следует общим правилам и придерживается установленных рамок.
Небольшая памятка поможет Вам стать лучшей версией себя.
Правила высококлассного секретаря
Правило №1 — Уважение
Независимо от занимаемой должности в компании, хороший секретарь уважительно обращается со всеми сотрудниками. А также с посетителями, партнерами, обслуживающим персоналом и т.д.
Правило №2 — Конфиденциальность и соблюдение деловой тайны
Высококлассный секретарь знает свое место в компании и как главный хранитель всех секретов, в том числе и личных его шефа, свято хранит эту тайну.
Правило №3 — Верность слову
Уважающий себя деловой человек, а секретарь именно такой, ценит свое слово. И уж если его дал, то обязан быть ему верным.
Правило №4 — Субординация
Секретарь, хотя и является подчиненным и офисным работником, все же имеет некоторую власть. Этикет обязывает сохранять дистанцию между ним и другими сотрудниками для обеспечения беспрепятственного и своевременного прохождения поручений от руководителя к специалистам и обратно. Изображать «босса» для высококлассного секретаря ни к чему.
Правило №5 — Пунктуальность
Умение владеть своим собственным временем бесценно. А для секретаря тем более. Нельзя опаздывать и тем более заставлять себя ждать. В деловой среде такое считается невежливым, а также показывает, что опаздывающий необязательный человек.
Правило №6 — Четкость речи и мысли
Говорить невнятно, грубить, писать с ошибками — неприемлемо для секретаря. Хорошая речь и письмо, существенно улучшают взаимопонимание и помогают избежать неприятных моментов.
Правило №7 — Поведение
Нельзя с коллегами вести себя иначе, чем с шефом. Нужно уметь общаться со всеми одинаково, как в деловой среде, так и в неформальной обстановке. Не менее важно поведение в сети интернет (социальных сетях, на форумах и пр.)
Поведение — формирует имидж личности секретаря, как профессионала.
Вы интересуетесь бизнес-этикетом и хотите узнать больше?
Запишитесь на наши курсы и будьте в теме!
Ждем Вас!
Деловой этикет секретаря на рабочем месте. Советы и рекомендации
К руководителю приходит множество посетителей, от сотрудников компании до деловых партнеров.
И первым, кого они встречают, бывает секретарь руководителя.
Следовательно, знание и исполнение правил делового этикета – его основополагающая обязанность.
Секретарь и руководитель
-
- Секретарю необходимо четко знать свои обязанности и полномочия, обладать высоким уровнем компетенции. Это поможет решать многие вопросы самостоятельно при отсутствии руководителя.
- Требуется четко, вовремя и без ошибок выполнять поручения.
Секретарь на рабочем месте
Приветствие
Конечно же, любой посетитель приемной приветствуется доброжелательной улыбкой. Но для секретаря есть дополнительное правило – своего руководителя или руководителя более высокого ранга, а также почетных гостей необходимо приветствовать, вставая из-за рабочего стола. Первой подавать руку для рукопожатия не следует, но отвечать на пожатие нужно обязательно твердо, уверенно.
Если посетитель пришел впервые, и Вы его не знаете, вежливо попросите его представиться и выясните по какому он вопросу.
По этикету представить гостей руководителю необходимо полно с именем, отчеством и описанием делового вопроса.
Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, поинтересуйтесь, что они предпочитают.Внешний вид согласно этикету
Внешний вид секретаря должен строго соответствовать деловому этикету, это включает в себя и одежду, и культуру речи, и поведение.
Одежда
Во многих фирмах существует свой дресс-код. Если же его нет, то следует выбрать строгий деловой стиль.
- Предпочтительны костюмы, брючные или с юбкой, но допустимы и платья – однотонные, строгого фасона.
- Не допустима провоцирующая, облегающая, слишком короткая или узкая одежда.
- Конечно, не стоит приходить на работу в джинсах, спортивной одежде, самодельном трикотаже.
- Цветовая гамма костюма должна состоять не более чем из трех цветов неярких расцветок. Нежелательны абстрактные или геометрические рисунки.
- Согласно этикету женщина на работе должна быть в колготках или чулках.
- Обувь закрытая, классическая. Без блестящих, вычурных украшений.
Помните, что одежда должна быть не только красивой и опрятной, но и удобной, в которой вы будете чувствовать себя уверенно и комфортно.
Украшения и аксессуары
Не переусердствуйте с украшениями. Деловой этикет допускает не более трех украшений вместе, например, серьги, цепочка и браслет. Не к месту будут различные обручи, бантики, цветные резинки и тому подобное.
Аксессуары подобрать соответственно костюму:
- элегантная сумочка,
- ремешок узкий или средней ширины, натурального цвета кожи, черный, бежевый. Никаких орнаментов и декоративных пряжек.
- если вы носите очки, то выбирайте классическую оправу.
- часы не электронные с кожаным ремешком,
- телефон. Чехол не яркой расцветки, особое внимание обратите на рингтон. Не стоит ставить громкий, вульгарный звонок.
- Органайзер из хорошей кожи корпоративного стиля с логотипом фирмы покажет ваше уважение к своей компании.
Прическа
В деловом стиле волосы должны быть собраны, прическа строгая, но элегантная. Недопустима неопрятность, грязные, секущиеся волосы, непрокрашенные корни.
- Макияж обязателен, но сдержанный, натуральный.
- Маникюр. Длина ногтей – средняя. Лак спокойных тонов.
Парфюм
Очень осторожно подбирайте аромат духов или туалетной воды, дабы он не раздражал коллег или посетителей своим резким, насыщенным запахом.
Будь готов
- Даже если у вас великолепная память, все же желательно всегда иметь при себе хороший ежедневник для записи приказов и указаний руководителя.
- Всегда при себе должны быть ручка и карандаш.
Этикет общения секретаря по телефону
В основном секретарю приходится общаться с клиентами по телефону, что требует знания телефонного этикета. Предлагаем несколько важных моментов и правил.
Звонят Вам:
-
- Трубку снимать после первого или второго звонка.
- Представьтесь, назвав свое имя и должность.
- Обязательно запомните имя, отчество звонящего (или запишите) и обращайтесь далее к нему именно так.
- Каким бы ни был предмет разговора, тон должен быть доброжелательным, в голосе звучать заинтересованность и внимание.
- При необходимости прервать разговор по важной причине, попросите прощения и уточните, когда и куда можно будет перезвонить.
- Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то честно сообщите об этом. Пообещайте выяснить необходимую информацию и договоритесь о следующем разговоре.
- Не проявляйте нетерпение, не выказывайте желание быстрее закончить разговор.
Звоните Вы:
- Выберите удобное для собеседника время звонка.
- Четко сформулируйте цель звонка.
- Предварительно подготовьте необходимые материалы, план разговора и ключевые слова.
- Избегайте длинных монологов.
- Ведите запись основных результатов разговора.
- Результатом должны быть конкретные договоренности.
Организация совещаний согласно деловому этикету
При организации совещания необходимо подготовить необходимые документы, размножить и раздать их участникам совещания. О необходимости буклетов, графиков и других демонстрационных средств нужно выяснить заранее и позаботится об этом.
Участников секретарь встречает перед входом и выдает необходимые документы и канцелярские принадлежности, и предлагает пройти к нужному месту. Также на секретаре лежит обязанность организовать напитки и/или закуски.Прием посетителей секретарем по этикету
- Время приема нужно заранее согласовать так, чтобы это было удобно как для посетителя, так и для руководителя.
- Руководителя необходимо заранее поставить в известность о теме вопроса, который будет обсуждаться во время приема посетителя.
- Когда посетитель приходит без предварительной договоренности, секретарь решает, направить его к руководителю или записать на прием в другой раз.
- Хороший секретарь четко знает структуру своего предприятия, распределение обязанностей и вопросов между руководящими сотрудниками. И если посетитель пришел на прием к руководителю с вопросом, находящимся в компетенции другого сотрудника, то по этикету секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении этого вопроса.
- По окончании беседы секретарь делает запись о результатах беседы и получает от руководителя указания и приказы.
- Руководителя может не оказаться на рабочем месте в назначенное посетителю время, и тогда по правилам этикета необходимо извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину. Далее назначить другое время, либо направить к другому компетентному сотруднику.
- Когда ожидается прибытие иностранной делегации, необходимо позаботиться о присутствии переводчика.
Деловое общение секретаря с сотрудниками компании
- Уважение к старшим коллегам
- Поддерживать ровные, исключительно деловые отношения
- Исключить фамильярность и панибратство
- Быть предупредительным и сдержанным
- Взвешивать свои высказывания, четко понимать круг допустимых для обсуждения тем и вопросов
Заключение
Секретарь – это высокоорганизованный профессионал, ближайший помощник руководителя, способный самостоятельно принимать решения, от которого ожидают вежливость, лояльность, инициативность и здравомыслие.
Smart Basic Secretary. Курс содержит 9 базовых уроков для секретарей или тех, кто планирует ими стать
Smart Basic Secretary. Курс содержит 9 базовых уроков для секретарей или тех, кто планирует ими стать
• Квалификация, профессиональные и личные качества, предъявляемые к секретарю сегодня;
• Собственник бизнеса VS Наемный руководитель: их представления об идеальном секретаре;
• Возможности роста в карьере секретаря: ресепшн-секретарь, персональный ассистент, личный помощник, бизнес-ассистент, менеджер проекта. Как быстро достичь успеха?• Как стать секретарем?
• Чем отличается хороший секретарь от секретаря-бренда?
• Стиль, ценности, принципы: как с их помощью сформировать сильный личный бренд?
• Как личный бренд влияет на успехи в карьере?Концепция Managing up — система выстраивания рабочих
отношений с Руководителем (Гарвардская школа бизнеса)• Как выстроить отношения с Руководителем — анализ своего Руководителя, себя и ваших рабочих отношений;
• Как соответствовать ожиданиям руководителя и научиться ими управлять;
• Как выстроить доверительные отношения и стать максимально эффективным секретарем для своего Руководителя.• Общие правила тайм-менеджмента: поставим «якоря», научимся съедать по утрам
по «лягушке» и приготовим «бифштекс из слона»;
• Разберем, работает ли тайм-менеджмент, если Вы по натуре хаотик?
• Матрица Эйзенхауэра: научимся расставлять приоритеты в работе, определять важность и срочность дел;
• Принцип Помодоро: научимся доводить дела до конца, разбивать сложные задачи
на мелкие и выполнять их;
• Учимся контролировать сроки и делегировать задачи.
• Практическая часть. Сложный кейс по тайм-менеджменту секретаря и руководителя.В крупных фирмах требования к внешнему виду секретаря заверяются документально и прилагаются к непосредственным обязанностям. Но даже при отсутствии в компании строгих правил дресс-кода секретарю следует придерживаться делового стиля в одежде.
- Как одеваться секретарю
- Dress-code в офисе
- Как не ошибиться с офисным дресс-кодом
Деловой стиль в одежде должен быть в меру женственным, но не сексуальным. Поэтому он исключает мешковатые костюмы темных тонов. Однако помните, что вы пришли в офис работать, а не дефилировать мимо кабинета руководителя в светящихся блузах с глубоким декольте. В одежде и манерах будьте аккуратны так, как будто вы каждый день приходите на собеседование.
Для работы в солидной фирме приобретите хотя бы пару костюмов, например, брючный и юбочный или темный и светлый. Отдавайте предпочтение одежде из натуральных тканей. При нестрогом дресс-коде вы можете позволить себе платья в деловом стиле, а также можете носить блузку с юбкой или брюками. При этом старайтесь придерживаться того правила, что низ должен быть темнее верха. Длинные юбки в пол или короткие модели выше колена оставьте на внерабочее время. Не злоупотребляйте разрезами.
Цветовая гамма блузок и рубашек должна быть неяркой, выбирайте спокойные оттенки жемчужного, голубого, сиреневого цветов. Откажитесь от вычурных воротников и рукавов, а также кружева и рюшей. В жаркую погоду носите блузки с укороченным рукавом длиной три четверти. Ни в коем случае не надевайте майки или топы: ваши плечи всегда должны быть закрыты, а вырез — не декольтирован. Юбки и платья делового стиля всегда носите с колготками.
Отдельного внимания в имидже секретаря заслуживает обувь. Цвет туфель должен быть в тон костюму, брюкам или юбке. Обязательное правило: носите туфли с закрытым носком и пяткой. Идеальная высота каблука – 5-7 см. В офисах крупных и средних компаний не допускается носить балетки или обувь на высокой платформе.
Среди общих правил, касающихся внешности секретаря, можно выделить следующие: отдавайте предпочтение легкому макияжу (тушь, неброская помада, «невесомые» пудра и румянам), собранным в прическу волосам, а также идеальному маникюру с естественным овалом ногтя и практически бесцветным лаком. Выбирайте духи с едва уловимым запахом. Не носите золото вместе с серебром или бижутерией.
Секретарь представляет собой лицо компании, с которым клиенты, партнеры и сотрудники встречаются в первую очередь. Полномочия секретаря, в зависимости от служебного положения, могут существенно разниться. Однако неизменным остаются основные правила работы сотрудника, его осведомленность во всех делах и планах компании, а также тщательная проработка плана работы непосредственного руководителя. Существует так называемый деловой этикет для секретарей и помощников руководителей, в котором прописано, что и как нужно делать во время работы на этой должности в компании.
Базовые правила делового этикета
Сотрудники секретариата взаимодействуют с клиентами, партнерами и руководством постоянно. Именно поэтому они должны иметь представление об основных правилах этикета секретаря, которые утверждают, как человек должен быть одет, как разговаривать и вести себя в конфликтной ситуации, а также другие важные аспекты работы.
Свод правил для секретарей отмечает, что человек, занимающий эту должность, должен быть общительным, доброжелательным, иметь хорошие манеры, хорошо одеваться и быть в курсе всех изменений в компании.
Приветствие
Деловой этикет для секретарей предполагает определенные правила приветствия для всех посетителей офиса компании или звонящих по телефону граждан. В официальное приветствие обязательно входит:
- пожелание доброго дня;
- обозначение своей должности в компании;
- наводящий вопрос, чтобы человек начал излагать суть своего вопроса.
Важно! Общение должно проходить на позитивной ноте. Грамотный секретарь всегда вежлив и приветлив, знает, когда нужно промолчать, а когда задать оппоненту вопросы.
При необходимости во время встречи гостей в офисе офис-менеджер может предлагать освежающие напитки или чашечку кофе гостям, если имеется необходимость подождать аудиенции у руководителя. Также необходимо комфортно устроить посетителей, чтобы они не чувствовали себя скованно.
Внешний вид согласно этикету
Внешний облик помощника руководителя — это не только одежда, но и культура речи, а также манеры поведения. Во многих фирмах существуют определенные правила дресс-кода, которые диктуют, как секретарь должен быть одет. Но, даже если таких правил в кодексе фирмы не прописано, помощнику необходимо выбрать строгий деловой стиль.
В одежде предпочтительно следующее:
- классические брючные костюмы или с юбкой, а также платья строгого покроя;
- использовать не более трех цветов в наряде, не слишком броских и ярких;
- короткая, слишком облегающая и узкая одежда категорически неприемлема;
- для женщин не допускается присутствие на рабочем месте без колготок или чулок;
- обувь также должна быть спокойных тонов, без дополнительных декоративных элементов и блестящих деталей.
Одежда должна быть приятной к телу, удобной, чтобы помощнику руководителя было комфортно на рабочем месте в течение всего дня. Также она обязательно должна быть опрятной, без пятен и идеально выглаженной. Не стоит забывать о прическе и макияже, маникюре, они также должны быть идеальными.
Этикет общения секретаря по телефону
Телефонный этикет секретаря предполагает вежливое обращение ко всем звонящим, обязательно представиться самому и спросить в начале разговора имя и отчество звонящего и в дальнейшем обращаться к нему именно так. Настрой всего разговора должен быть позитивным, несмотря на проблему, озвученную звонящим.
Если помощник не может ответить на заданный вопрос, нужно честно признаться в этом и убедить человека, что его проблема будет решена в ближайшее время. Также нужно договориться о следующем разговоре.
Как вести себя в конфликтной ситуации?
В компании нередко возникают спорные и даже конфликтные ситуации. Главное в такой ситуации, не терять присутствие духа и быть уверенным в своих позициях. Доказывать свою точку зрения необходимо твердо, но сдержанно. Не стоит допускать перехода на личности и открытого оскорбления достоинства человека.
Если в работе действительно была допущена ошибка со стороны секретаря, следует смело принять критику и объяснится. Нужно постараться максимально сгладить негатив, возможно поможет приведение удачных примеров из своей деловой практики. Напомните начальнику, сколько пользы вы принесли компании и какие ваши проекты оказались наиболее удачными.
Прием посетителей секретарем по этикету
Деловой этикет секретаря предполагает определенный алгоритм встречи посетителей в офисе компании. Помощник руководителя должен:
- встать из-за рабочего стола и приветствовать гостей, представится;
- при необходимости ответить на рукопожатие твердо и крепко;
- узнать цель визита и основные моменты встречи с руководством;
- расположить гостей в зоне ожидания.
Если со стороны руководителя поступит распоряжение об угощении посетителей напитками, необходимо уточнить, что они предпочитают и обеспечить их всем необходимым. Все манипуляции проделываются с вежливой, сдержанной улыбкой, максимально доброжелательно.
Правила отношений руководителя и секретаря
Этикет секретаря руководителя предполагает четкое представление о структуре предприятия и возможность осуществлять свою трудовую деятельность без участия руководителя. Помощник должен четко знать свои полномочия и уметь их выполнять.
Обращаться к руководству можно только уважительно на «Вы», не допуская фамильярности и других вольностей. При этом не лишним будет проявлять немного внимания в отношении руководителя и обеспечивать ему комфортные условия работы, например, подать чашку любимого кофе в начале рабочего дня.
Секретарь должен знать о всех профессиональных привычках и особенностях руководителя, а помощник еще и о личной жизни босса.
Соблюдение конфиденциальности и недопустимость критики в адрес шефа – качества настоящего профессионала. Неверно обсуждать ошибки руководства с коллегами и высказывать свое личное мнение на этот счет.
Организация совещаний согласно деловому протоколу
Секретарь должен предварительно подготовить переговорную комнату для грамотного проведения совещания. Помещение должно быть чистым и хорошо проветренным, все канцелярские принадлежности расставляются по местам секретарем, а также раскладываются необходимые бумаги и документы. Нередко секретарю приходится обеспечивать участников совещания напитками и закусками.
Секретарь встречает участников у входа в зал, раздавая письменные принадлежности и важные документы. Если предполагается присутствие иностранных граждан, нужно позаботиться о переводчике.
Деловое общение секретаря с сотрудниками компании
Деловой этикет секретаря руководителя описывает и такую сферу отношений в компании, как общение с коллегами. Согласно кодексу, помощник руководителя должен быть уважителен к коллегам старше по рангу. Необходимо поддерживать со всеми сотрудниками компании ровные и исключительно деловые отношения. Важно четко понимать, что не все темы допускаются к обсуждению в профессиональных кругах.
Во всех отношения секретарь руководителя должен быть всегда вежлив, спокоен и уравновешен. Главное профессиональное качество – быстро и максимально эффективно выяснить, чего хочет посетитель или сотрудник компании и доложить об этом руководству. Также высоко ценятся помощники, которые могут самостоятельно принимать решения по различным вопросам, без участия непосредственного начальства.
В настоящий момент дополнительные накопительные скидки (от 2% до 25%) предоставляются 55.160 образовательным учреждениям . Чтобы узнать, какая скидка действует для всех сотрудников Вашего образовательного учреждения, войдите в свой личный кабинет «Инфоурок».
Курс профессиональной переподготовки
Пожарная безопасность
К данной скидке мы можем добавить скидку Вашего образовательного учреждения (она зависит от того, сколько Ваших коллег прошло курсы «Инфоурок»)
В настоящий момент дополнительные накопительные скидки (от 2% до 25%) предоставляются 55.160 образовательным учреждениям . Чтобы узнать, какая скидка действует для всех сотрудников Вашего образовательного учреждения, войдите в свой личный кабинет «Инфоурок».
- Сейчас обучается 134 человека из 51 региона
Курс профессиональной переподготовки
Организация деятельности библиотекаря в профессиональном образовании
К данной скидке мы можем добавить скидку Вашего образовательного учреждения (она зависит от того, сколько Ваших коллег прошло курсы «Инфоурок»)
В настоящий момент дополнительные накопительные скидки (от 2% до 25%) предоставляются 55.160 образовательным учреждениям . Чтобы узнать, какая скидка действует для всех сотрудников Вашего образовательного учреждения, войдите в свой личный кабинет «Инфоурок».
- Сейчас обучается 243 человека из 63 регионов
Психология здоровья
Описание презентации по отдельным слайдам:
Профессиональная этика и деловой этикет секретаря.
Автор: Кабышева Ю.А., преподаватель «ППТ»
Курсы профессиональной подготовки по профессии Секретарь-администраторДеловой этикет секретаря
Этика — учение о нравственности, морали.
Деловая этика — это совокупность этических принципов и норм, которыми должна руководствоваться деятельность организаций и их членов в сфере управления и предпринимательства.
Охватывает явления различных порядков:
— этическую оценку внутренней и внешней политики организации в целом;
— моральные принципы членов организации, т.е. профессиональную мораль;
— моральный климат в организации; образцы морального поведения; нормы делового этикета
— ритуализированные внешние нормы поведенияУровни регулирования деловой этики
Этические принципы
(императивы), доминирующие во внешней для организации среде, смена которых зависит от динамики культурных архетипов в обществе
Нормативные акты
регламентирующие поведение сотрудников организации (например, корпоративный этический кодекс)
Коллектив сотрудников
определяется моральным климатом организации (здесь многое определяется морально-психологическими стереотипами и авторитетом морального лидера)
Индивидуальные мотивы
побуждают к моральной деятельности, которая утверждает идеалы добра и подчинена чувству долгаДеловой этикет:
Этикет означает форму, манеру поведения, правила учтивости и вежливости, церемонии, принятые в том или ином обществе
Деловой этикет — свод форм и правил наиболее целесообразного поведения, которое должно способствовать достижению успеха в деловых отношениях.
Деловой этикет регламентирует поведение людей, связанное с выполнением ими служебных обязанностей, и является важнейшей стороной морального поведения делового человекаОсновные принципы делового этикета:
Быть во всем пунктуальным
Выполнять обещания
Заканчивать начатое
Соблюдать субординацию вне зависимости от пола и возраста сотрудника
Не говорить лишнего
Думать не только о себе, но и о других
Одеваться как принято в обществе
Следить за чистотой речи
Соблюдать профессиональное слушание и эмоциональный интеллектИмидж
совокупность представлений, сложившихся в общественном мнении о том, как должен вести себя человек в соответствии со своим статусомСекретарь — первый сотрудник организации, с которым общается посетитель. Поэтому от того, какое впечатление производит секретарь, в немалой степени зависит отношение посетителей и клиентов к компании в целом.
Качества личного обаяния
Природные
Коммуникабельность
Эмпатичность – способность к сопереживанию
Рефлексивность – способность понять другого
Красноречивость – способность воздействовать словом
Привитые образованием и воспитанием
нравственные ценности;
психологическое здоровье;
владение набором психологических умений – поддерживать беседу, произносить спичи, избегать конфликтов и т. д.
Эмпирические
Обретенные в жизненном и профессиональном опытеВиды имиджа
Зеркальный
соответствующий нашему представлению о себе
Текущий
наш имидж на взгляд со стороны
Желаемый
который мы стремимся себе создать
Корпоративный
Имидж организации в целом (репутация организации, и ее успехи, и степень стабильности)
Множественный
образуется из ряда имиджей независимых структур (авиакомпании, использующие собственную символику, униформу и т. д.)
Отрицательный
создаваемый оппонентом, противником, конкурентом
Контекстный
имидж по социальному контексту, в который вписана личность (имидж политика, имидж бизнесмена, имидж поп-звезды и т. п.)На впечатление о человеке влияют:
из внешнего впечатления, которое он производит;
из оценки его деловых качествПредставление о человеке складывается:
внешний вид — гармоничное сочетание привлекательности и строгого элегантного стиля в одежде;
речь — приятный, хорошо поставленный голос, вежливые слова;
манеры — доброжелательность, любезность, умение легко устанавливать контакты с разными по характеру людьми и не терять самообладания в неожиданных ситуацияхДля создания положительного имиджа необходимо:
Выполнять обещание в срок. Если не смогли выполнить — не оправдываться, а определить новый срок и держать слово, пусть с некоторым опозданием,
Помнить, что ничто так не компрометирует делового человека, как растерянность.
Отклонять ненужные предложения, но тактично и вежливо.
Уметь слушать, иметь «бесконечное» терпение.
Заниматься только теми вопросами, в решении которых ваше участие обязательно.
Никогда не забывать, что ваше мнение и позиция — не единственные, есть и другие мнения и позиции, отнюдь не худшие,
Быть терпимыми к недостаткам других людей, если эти недостатки не мешают выполняемым обязанностям.
Не оставлять без тщательного анализа ни один случай неудачи, сбоя или промаха.Для создания привлекательного имиджа необходимо:
Совершенствовать:
Позитивную психологическую установку — настроение на успех, развитие личной ответственности и личной инициативы.
Коммуникативную компетентность — совершенствование навыков вербального и невербального общения, умения определить тип личности клиента и работать с ним.
Модели поведения в конфликте, при предъявлении рекламаций и освоение техник снятия напряжения.Имидж секретаря
В одежде секретаря должен преобладать строгий деловой стиль, в котором важны два ключевых момента – классика и элегантность. Простой и удобный костюм без кричащих аксессуаров создает секретарю репутацию практичного и разумного сотрудника. Аккуратно, с чувством достоинства и без лишней броскости одетый секретарь внушает больше доверия. Любая деталь одежды должна гармонировать с остальными.Наличие колготок даже в теплое время
Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке.
Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах
Весь внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен и соответствовать дресс-коду организацииВ деловом стиле недопустимо:
Наличие яркого макияжа и маникюра
Прозрачные или блестящие ткани
Открытые плечи (бретели)
Откровенные вырезы и декольте
Длинна мини у юбок
Колготки с рисунком
Обувь с открытым носом
Спортивная одежда и обувь
Широкий ворот на водолазках
Шорты и леггинсыКраткое описание документа:
Материал разработан для обучения по программе профессионального обучения по профессии Секретарь-администратор
Презентация на тему: » « Имидж секретаря » Выполнила: студентка группы 21 ДОУ Пугина Е.А. Государственное бюджетное профессиональное общеобразовательное учреждение « Нижегородский.» — Транскрипт:
1 « Имидж секретаря » Выполнила: студентка группы 21 ДОУ Пугина Е.А. Государственное бюджетное профессиональное общеобразовательное учреждение « Нижегородский Губернский колледж»
3 Секретарь-референт Секретаря принято называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя». Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками.
4 Качества секретаря Профессиональное мастерство; Организаторские качества; Инициативность; Пунктуальность; Осведомленность; Преданность работе; Хорошая память Деловые:Личные: Коммуникабельность; Интеллигентность; Аккуратность; Доброжелательность; Любознательность
5 Понятие « Имидж» Имидж — это реальное или воображаемое представление о фирме — складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль.
6 Три возможных подхода к имиджу Функциональный КонтекстуальныйСопоставительный Зеркальный; Текущий; Желаемый; Корпоративный; Отрицательный; Множественный Классифицируется по социальному контексту, в который вписана личность. Заключается в сравнении имиджевых характеристик.
7 Имиджи Идеальный имидж – усредненное представление людей о качествах желаемого лидера. Первичный имидж – представление о конкретном человеке, личности, субъекте деятельности, сформированное по результатам первичного знакомства с ним. Вторичный имидж – отражение в сознании электората компромисса между стремлением обрести лидера, образ которого зеркально повторяет идеал, и желанием избежать лидера, образ которого в наибольшей степени противоречит идеальному представлению.
8 Деловая одежда Женская деловая одежда является одним из важнейших аспектов современного делового этикета. Женский деловой костюм может быть практически любого цвета, но нельзя допускать ярких оттенков в деловой одежде, а также резких, контрастных сочетаний. Гамма цветов, кроме традиционных: красный ; синий ; желтый ; белый ; черный ; коричневый.
9 Повседневной деловой внешний вид женщины Прическа допускается по моде, но есть определенные ограничения: длина распущенных волос не должна быть ниже линии плеч. Если волосы длинные – их следует собрать в пучок, заплести в косу. Что касается макияжа, то первое, что следует сказать: он не обязателен, но и не возбраняется. Одно – единственное предписание на этот счет – макияж не должен быть чрезмерным, не должен быть «видным». Маникюр, т. е. содержание рук в безупречной чистоте и порядке, – обязателен, а вот покрытие ногтей лаком – нет. Если же деловая женщина предпочитает ногти, покрытые лаком, это должен быть лак естественных тонов, не останавливающий на себе взгляд коллег и клиентов.
10 Рабочее место секретаря Рабочее место секретаря должно отвечать требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь – это исключительный порядок и чистота, как в помещении приемной, так и на самом рабочем месте.
У многих из нас до сих пор весьма размытое представление о том, какие вещи подходят для офисного гардероба, а какие – нет. Исключение составляют разве что сотрудники серьезных организаций, в дресс-коде которых прописаны все нюансы, включая длину юбки. Что носить на работу, чтобы не выглядеть нелепо и безвкусно, рассказывает стилист и блогер Ванда Вонг.
С офисным стилем у нас в стране большие проблемы. Начнем с того, что никто толком не знает, что это такое, поэтому каждый вкладывает в это понятие что-то свое. С одной стороны, почти под каждым постом об одежде можно найти пару десятков возмущенных комментариев, сообщающих, что «в офис так не пойдешь! У нас дресс-код! (как можно без колготок, как можно так ярко, это дурной тон и т.д.)»
С другой стороны, за офисную одежду (те же самые люди, как я предполагаю) принимают хорошенько обтягивающее фигуру платье-футляр, зачастую украшенное «скромными» деталями в виде рюшечек, отложных воротничков и рукавов-фонариков, довольно расслабленного вида блузку с гигантским бантом (а иногда блузка еще и прозрачная, а под ней лифчик у всех на виду) и юбку с игривым воланом. А на ногах туфли-копытца на скрытой платформе или балетки.
С третьей стороны, представительницы банковской и финансовой индустрии (а правила дресс-кода там одни из самых строгих, особенно в западных компаниях, где их долго разрабатывают и прописывают в специальных инструкциях) регулярно появляются на публике хотя и в жакетах, но в весьма нарядных и «женственных» кофточках и блузках. Такое ощущение, что за офисный стиль основная масса работающего женского населения принимает мой любимый образ «секретарша из провинции».
Я хорошо отношусь к секретарям и ко всем географическим точкам, одеться как «секретарша из провинции» могут (и так и делают зачастую) очень даже столичные дамы, работа которых никак не связана с делопроизводством. Это как маска в театре Кабуки. Ты можешь быть кем угодно, но одевшись определенным образом, превращаешься в секретаршу в глазах остальных. Тут ничего не поделаешь. Выход один — одеваться по-другому.
Во всей этой каше я вижу следующий метод наведения порядка.
Шаг 1
Определяем, что точно не относится к офисному стилю, строгий он, креативный или smart casual, или вообще никого не волнует. Это довольно просто. В офис нельзя надевать:
- прозрачную одежду, из-под которой видно нижнее белье;
- декольте (имеется ввиду не V-образный вырез на свитере, а широкое и глубокое декольте,сдобренное push-up);
- туфли на скрытой платформе, а также туфли, обильно украшенные золотом, серебром и стразами;
- ультра-мини-юбки, надетые на голые ноги (а не на легинсы или очень плотные колготки, что допустимо, когда ты работаешь в креативной индустрии). Обтягивающее мини недопустимо вообще никогда. А-образные, прямые мини — можно, если на тебе плотные колготки;
- топы, которые не закрывают живот (ну это, наверное, и так очевидно);
- колготки в сетку (тоже очевидно) и другие вызывающие вариации (о том, что сетка в моде, мы говорили, но ее выдержит очень и очень редкий дресс-код).
Шаг 2
Определяем, что входит в самый строгий офисный дресс-код, к которому многие как-то бессознательно апеллируют:
- жакет,
- брюки (хотя даже они иногда под запретом!),
- юбка чуть выше или чуть ниже колена,
- рубашка, блузка (только белая или голубая, без рисунков),
- туфли-лодочки на среднем каблуке,
- гладкая, неброская сумка.
Это все. Понимаете? Все. Нет там никаких платьев, никаких нарядных блузок, даже сумок с принтом из логотипов нет. И даже цвет костюма может быть строго определен. Синий или черный. Все. Если у вас на работе такой дресс-код, то ошибиться почти невозможно. В шкафу у вас будет 5 почти одинаковых костюмов и 7 рубашек. Помните, что зауженная книзу юбка часто смотрится лучше просто прямой (хотя ходить в ней сложнее), а зауженные брюки — изящнее прямых. И не носите сапоги с юбками.
Шаг 3
А вот тут начинается самое интересное. Оказывается, что у 99% офисных работников дресс-код, конечно, не такой строгий, как описано в пункте выше. Можно и блузку, можно и юбку подлиннее или покороче, можно платье, можно водолазку, можно без пиджака, можно принт — и так далее.
Тогда почему, ради всего святого, почему считается, что безобразное вязаное обтягивающее платье с поясом (да еще и без рукавов) — это прилично и относится к офисному стилю, а кожаная юбка — нет? Почему нельзя надеть топ с пайетками под белую плотную рубашку, но зато можно украситься мини-юбочкой с воланом и прозрачной блузкой? Все это чушь, конечно. Если тебе можно приходить в офис в блузке с рюшами, уж поверь, надеть лоферы или даже слипоны вместо «классических женских туфель» точно можно.
Рассмотрим примеры того, что у нас ошибочно принимают за «офисный стиль» или «деловой дресс-код»: обычно все плохо настолько, что сердце даже немного радуется. Внимание! Сапоги нельзя носить с узкими юбками и платьями. Либо это должны быть высокие сапоги, которые свободная юбка или подол прикрывают. Туфли-копыта — тоже вон!
Представим другую картину из «вечной классики». Платочек шелковый на голове и перчатки — это прекрасно. Было. 50 лет назад. Посмотри голливудскую классику, она как раз тогда снималась, но разве ты можешь себе представить, в каких обстоятельствах и при какой погоде ты куда-то пойдешь в перчатках и платье с короткими рукавами? По улице? По офису? И главное: платье-футляр на самом деле тяжело найти. Такое, чтобы не делало тебя сиротой.
Есть и такой тип: сексуальная кошечка, которая соблюла все требования дресс-кода. Проблема в том, что кошечка в таких случаях обычно видна на 100%, а профессионала не видно вообще. Хотя на деле все может быть ровно наоборот, а девушка искренне может недоумевать, почему ее, профессионала, не воспринимают всерьез.
Еще несколько примеров. Слишком обтягивающие платья, некачественная ткань, обтягивающая водолазка с «оригинальным» воротником и обтягивающая юбка с поясом, неправильный, слишком тонкий кардиган — опять же под поясом, опять же бант гигантский.